Obszar współpracy personelu z rodzicami
Szczegółowy zakres standardu 3.1
Stworzony jest dokument, w którym określone są prawa i obowiązki rodziców oraz instytucji opieki, które zostaną zawarte we wzorze umowy z rodzicami dotyczącej pobytu dziecka w instytucji opieki lub w regulaminie organizacyjnym instytucji opieki.
Jasne określenie zasad współpracy między instytucją opieki a rodzicami jest niezwykle istotne dla zapewnienia wysokiej jakości usług i uniknięcia nieporozumień. Może służyć temu pisemna umowa lub porozumienie, precyzujące prawa i obowiązki obu stron. Taka umowa powinna zawierać m.in.:
STANDARD 3
- zakres usług oferowanych przez instytucję, godziny otwarcia;
- zasady przyprowadzania i odbioru dziecka, upoważnienia dla osób trzecich;
- opłaty za pobyt dziecka, terminy płatności, zasady rozliczania nieobecności;
- zobowiązania instytucji dotyczące opieki, bezpieczeństwa, wyżywienia dzieci;
- obowiązki rodziców (np. dostarczanie niezbędnych materiałów, informowanie o chorobach dziecka);
- zasady współpracy, komunikacji między personelem a rodzicami;
- procedury postępowania w sytuacjach nietypowych (np. choroba, wypadek dziecka);
- warunki rozwiązania umowy przez każdą ze stron.
Dobrze skonstruowana umowa daje poczucie bezpieczeństwa i stabilności zarówno rodzicom, jak i instytucji. Jest jasnym punktem odniesienia w codziennej współpracy i w sytuacjach wyjątkowych.
→ PRZYKŁAD: UMOWA Z RODZICAMI W ŻŁOBKU
UMOWA Z RODZICEM/OPIEKUNEM
dotycząca zasad korzystania z usług Żłobka „Przykładek” w …………………………. ul. ………………….
zawarta w dniu ………….. 2025 roku w ……………………….. pomiędzy:
1) Żłobkiem „Przykładek” z siedzibą w ……………………….., przy ul. ……………………….., wpisanym do Rejestru Żłobków
pod numerem ……….., zwanym dalej „Żłobkiem”, reprezentowanym przez ……………………………………………….
a
2) Panem/Panią (imię i nazwisko) ………………., zamieszkałym/łą ………………., PESEL ………… seria i nr dowodu tożsa-
mości ……………………………., telefon ……………zwanym/ą dalej „Rodzicem”, będącym/ą opiekunem prawnym dziec-
ka, (zwanego dalej „Dzieckiem”):
Imię i nazwisko Dziecka: …………………………………, data urodzenia Dziecka: ……………………………, PESEL Dziecka……
zawierają umowę (zwaną dalej „Umową”) o następującej treści:
§ 1 Oświadczenia Rodzica
Rodzic oświadcza, że:
- Jest opiekunem prawnym Dziecka i jest uprawniony do zawarcia niniejszej umowy.
- Działa za zgodą i w porozumieniu z pozostałymi przedstawicielami ustawowymi Dziecka.
- Przekazał Żłobkowi rzetelną informację na temat stanu zdrowia Dziecka oraz wszelkich zdarzeń i okoliczności mogących mieć wpływ na jego zachowanie.
- Zapoznał się ze statutem i regulaminem organizacyjnym Żłobka i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
§ 2 Przedmiot umowy
- Na mocy niniejszej umowy Rodzic zleca, a Instytucja opieki przyjmuje zlecenie świadczenia usług opiekuńczych, wychowawczych i edukacyjnych na rzecz Dziecka.
- Instytucja opieki zobowiązuje się do wykonywania niniejszej umowy z najwyższą dbałością o dobro Dziecka.
- Instytucja opieki zobowiązuje się do zatrudniania kadry posiadającej odpowiednie kwalifikacje do pracy z dziećmi.
§ 3 Prawa Rodzica
Rodzic ma prawo do:
- Kontaktu z Dzieckiem w czasie jego pobytu w Żłobku, zgodnie zasadami przyjętymi przez instytucję.
- Informacji o wartościach, planie opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnym realizowanym podczas pracy z dziećmi, organizacji Żłobka.
- Informacji o rozwoju i funkcjonowaniu Dziecka w Żłobku oraz działaniach personelu wobec Dziecka.
- Zaangażowania się w decyzje dotyczące Dziecka zgodnie zasadami przyjętymi przez instytucję.
- Niezwłocznego otrzymania informacji o incydentach zagrażających zdrowiu Dziecka, takich jak wypadki, choroby zakaźne i in., zgodnie z ustaloną w żłobku procedurą postępowania w tych przypadkach.
§ 4 Obowiązki Rodzica
Rodzic zobowiązuje się do:
- Punktualnego odbierania Dziecka ze Żłobka.
- Terminowego uiszczania opłat za świadczenie usług zgodnie z cennikiem opłat.
- Współpracy z personelem Żłobka w zakresie opieki, wychowywania i edukacji Dziecka.
- Przestrzegania postanowień niniejszej umowy oraz regulaminu Żłobka.
- Zawiadamiania personelu o nieobecnościach Dziecka zgodnie z regulaminem Żłobka.
- Udzielania informacji o stanie zdrowia Dziecka istotnych dla jego bezpieczeństwa i bezpieczeństwa innych dzieci w Żłobku.
- Niezwłocznego informowania personelu Żłobka o zmianie danych kontaktowych, w tym danych osób upoważnionych do odbioru Dziecka ze Żłobka zgodnie z upoważnieniem, którego wzór stanowi załącznik do Umowy.
- Uczestniczenia w zebraniach rodziców lub indywidualnych spotkaniach z personelem Żłobka.
§ 5 Czas trwania umowy
Umowę zawiera się na czas określony od dnia ………………… do dnia: ……………………..
§ 6 Rozwiązanie umowy
1I Umowa może być rozwiązana:
a) Na mocy porozumienia Stron.
b) Za wypowiedzeniem przez każdą ze Stron ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
c) W każdym czasie przez Instytucja opieki ze skutkiem na dzień oznaczony w piśmie obejmującym oświadczenie o rozwiązaniu w przypadku naruszania przez Rodzica postanowień Umowy, w szczególności w przypadku zalegania z opłatami powyżej jednego pełnego okresu płatności lub istotnego naruszenia postanowień zawartych w § 3 Umowy.
d) W przypadku skreślenia dziecka z listy Żłobka zgodnie z regulaminem Żłobka.
e) W przypadku zakończenia działalności Żłobka.
2I Oświadczenia o których mowa w ust. 1.c. wymagają dla swojej ważności formy pisemnej.
§ 7 Postanowienia końcowe
- Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej dla swojej ważności.
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
- Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Podpisy………………
Szczegółowy zakres standardu 3.2
Określony jest sposób zbierania przez personel informacji dotyczących istotnych potrzeb, preferencji, nawyków i umiejętności dzieci
Wzajemna wymiana informacji dotyczących dziecka to podstawa współpracy instytucji z rodzicami. Ważne, żeby nie ograniczać tej komunikacji do spraw higienicznych i żywienia, ale rozszerzyć ją o inne aspekty, takie jak funkcjonowanie dziecka w grupie, jego aktualne preferencje, potrzeby itp. Personel instytucji opieki może w różny sposób zbierać informacje o dziecku, niezbędne do sprawowania nad nim opieki wysokiej jakości. Sposób ten może być określony np. w zasadach współpracy z rodzicami, na stronie internetowej. Do zebrania pierwszych podstawowych informacji o dziecku może posłużyć formularz, którego przykład poniżej:
→ PRZYKŁAD: FORMULARZ DLA RODZICÓW ZGŁASZAJĄCYCH DZIECKO DO INSTYTUCJI
Drodzy Rodzice,
Serdecznie witamy w Żłobku [nazwa żłobka]. Cieszymy się, że chcecie powierzyć nam opiekę nad Waszym dzieckiem. Abyśmy mogli dobrze je poznać, prosimy o wypełnienie poniższego formularza.
Pozwoli to nam lepiej zrozumieć indywidualne potrzeby i preferencje Waszego dziecka, co będzie kluczowe dla zapewnienia mu komfortu oraz warunków do wszechstronnego rozwoju. Prosimy o przekazanie wszelkich informacji, które według Was są istotne.
Jeśli nie znajdziecie w formularzu odpowiedniego miejsca na ważne Waszym zdaniem informacje, zachęcamy do napisania swoich uwag na końcu formularza. Jesteśmy otwarci na wszelkie sugestie i chętnie wysłuchamy Waszych potrzeb.
Dziękujemy za zaufanie oraz za poświęcony czas na wypełnienie formularza.
Z poważaniem,
Zespół Żłobka [nazwa żłobka]
INFORMACJE O DZIECKU – FORMULARZ
Imię i nazwisko dziecka __________________________________________________________________
- Umiejętności dziecka (Proszę zaznaczyć, które z poniższych umiejętności posiada Państwa dziecko):
Samodzielne zdejmowanie/zakładanie butów
Posługiwanie się sztućcami (łyżką, widelcem)
Chodzenie na czworaka
Chodzenie na dwóch nogach
Mówienie kilku słów/mówienie prostymi zdaniami
Budowanie wieży z kilku klocków
Trzymanie kredki i rysowanie
Inne umiejętności (proszę opisać): ___________________________________________________
- Zdrowie dziecka:
- Czy dziecko ma jakieś alergie?
Nie/Tak (proszę podać szczegóły): ___________________________________________________________
- Czy dziecko cierpi na jakieś choroby przewlekłe?
Nie/Tak (proszę podać szczegóły): ___________________________________________________________
- Czy dziecko ma specjalne potrzeby zdrowotne?
Nie/Tak (proszę podać szczegóły): ___________________________________________________________
- Sposoby komunikacji z dzieckiem i ulubione zabawy:
- Czy dziecko mówi już kilka słów?
Nie/Tak (proszę podać przykłady): ____________________________________________________________
- Jakie są ulubione zabawki dziecka?______________________________________________________
- Jakie są ulubione aktywności dziecka? Co dziecko lubi robić?__________________________________
- Preferencje żywieniowe dziecka:
- Czy dziecko ma alergię na jakieś produkty?
Nie/Tak (proszę podać szczegóły): ____________________________________________________________
- Jakie posiłki lub przekąski dziecko lubi najbardziej?__________________________________________
- Ulubione zabawy i aktywności dziecka (Poniżej proszę zaznaczyć aktywności, które dziecko lubi):
Rysowanie, malowanie
Bawienie się w piaskownicy
Słuchanie muzyki
Budowanie z klocków
Czytanie książek
Zabawy ruchowe na świeżym powietrzu
Inne ulubione zabawy (proszę opisać): __________________________________________________
- Jak zazwyczaj dziecko reaguje w nowych sytuacjach (np. nowa osoba w domu, zmiana w posiłku, duża przestrzeń, hałas)?
(Prosimy o krótki opis zachowania dziecka) _______________________________________________________
- Co w powyższych sytuacjach dziecku pomaga? _______________________________________________
- Jakie macie Państwo oczekiwania lub obawy związane z pobytem dziecka w naszej instytucji _________________
- Jakie formy (i godziny) komunikacji z opiekunami Państwo preferują (mail, sms, bezpośrednia rozmowa, inne) _________________
- Proszę podać wszelkie inne informacje, które mogą być ważne dla opieki nad Państwa dzieckiem: _________________
- Dane kontaktowe do Państwa
- Imię i nazwisko rodzica/opiekuna: ___________________________________________________________
- Numer telefonu: __________________
- Adres e-mail: ____________________
Data wypełnienia formularza: _____________________
Dziękujemy za wypełnienie formularza. Informacje te pomogą nam lepiej zrozumieć potrzeby Państwa dziecka i zapewnić mu odpowiednią opiekę oraz wsparcie w naszym żłobku.
Szczegółowy zakres standardu 3.3
Określone są zasady bieżącej komunikacji z rodzicami
Bieżąca komunikacja z rodzicami ma charakter obustronny – ma służyć wymianie informacji, oparta jest na regularnych i partnerskich kontaktach. Instytucja opieki powinna przewidzieć różnorodne, dostosowane do potrzeb i możliwości rodziców formy wymiany informacji, np. takie jak:
1| Bezpośrednie rozmowy z rodzicami umożliwiające skuteczną komunikację w sprawach takich, jak:
- sprawy porządkowe, organizacyjne lub krótkie informacje ściśle związane z danym dniem (mogą być przekazywane na bieżąco przy przyprowadzaniu i odbieraniu dziecka);
- sprawy dotyczące rozwoju i spraw wychowawczych prawdopodobnie będą wymagać oddzielnego umówionego spotkania poza godzinami pracy z dziećmi, ponieważ powinna to być sytuacja umożliwiająca skupienie i uważność zarówno dla opiekuna jak i rodzica. Profesjonalna opieka to pełna uwaga na bawiące się dzieci. Nie może być rozpraszana;
- nie można omawiać z rodzicem problemów rozwojowych innych dzieci, należy ucinać komentarze rodziców na tematy inne niż dotyczące ich dzieci.
2| Umawianie spotkań indywidualnych nt. rozwoju dziecka.
3| Organizowanie regularnych grupowych spotkań z rodzicami.
4| Wykorzystanie narzędzi komunikacji elektronicznej – e-maile, SMSy, komunikatory, zamknięte grupy na portalach społecznościowych, kontakt przez aplikację.
5| Organizowanie warsztatów, wykładów dla rodziców na tematy związane z rozwojem i wychowaniem dzieci. Ważne jest, aby każdy rodzic miał możliwość regularnego otrzymywania informacji o swoim dziecku i życiu instytucji opieki w ustalonej formie.
Instytucja powinna także zadbać o to, żeby rodzice mieli dostęp (np. poprzez zawieszenie w widocznym miejscu) do informacji takich, jak np.:
- godziny otwarcia instytucji opieki;
- statut i regulamin organizacyjny;
- kontakt do personelu/dyrekcji;
- numery alarmowe;
- ramowy rozkład dnia/harmonogram dnia;
- informacje dotyczące realizowanego Planu OWE;
- informacja dotycząca zapobiegania przemocy;
- informacja dotycząca procedury uwag, wniosków i skarg;
- ogłoszenia bieżące dla rodziców;
- prace dzieci.
Oprócz tego w instytucji lub na stronie internetowej powinien być dostępny informator dla rodziców zawierający podstawowe informacje dotyczące funkcjonowania instytucji, w tym zasady uczęszczania dzieci do placówki.
Szczegółowy zakres standardu 3.4
Określony jest system zgłaszania i rozpatrywania uwag, wniosków i skarg rodziców
Nawet w najlepiej funkcjonującej instytucji mogą zdarzyć się sytuacje budzące wątpliwości lub niezadowolenie rodziców. Ważne, aby mieli oni możliwość wyrażenia swoich obaw czy zastrzeżeń w atmosferze zaufania i szacunku.
Służyć temu powinien jasno określony system zgłaszania i rozpatrywania uwag, wniosków i skarg, zakładający np.:
- wskazanie osoby/osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie uwag, wniosków i skarg (np. dyrektor, wyznaczony pracownik);
- określenie formy składania uwag, wniosków i skarg (ustnie, pisemnie, mailowo) i sposobu ich rejestracji;
- zdefiniowanie etapów procedury – potwierdzenie przyjęcia skargi, zbadanie sprawy, udzielenie odpowiedzi, ewentualne działania naprawcze;
- wskazanie terminów na rozpatrzenie uwagi, wniosku czy skargi i udzielenie odpowiedzi;
- zapewnienie poufności i anonimowości, jeśli rodzic sobie tego życzy;
- informowanie rodziców o działaniach podjętych w wyniku zgłoszonych uwag, wniosków i skarg.
Sprawnie działający system zgłaszania i rozpatrywania uwag, wniosków i skarg to nie tylko sposób na rozwiązywanie ewentualnych problemów, ale przede wszystkim wyraz otwartości instytucji na głos rodziców, gotowości do ciągłego doskonalenia swojej pracy.
Ankieta badająca satysfakcję rodziców
Regularnie prowadzone badanie satysfakcji rodziców to bezcenne narzędzie ewaluacji pracy instytucji opieki. Pozwala ono poznać perspektywę rodziców, zidentyfikować mocne strony i obszary wymagające poprawy. Jedną z form takiego badania może być anonimowa ankieta, zawierająca pytania dotyczące różnych aspektów funkcjonowania instytucji, takich jak:
- jakość opieki i wsparcia rozwoju dzieci;
- kompetencje, zaangażowanie i podejście personelu;
- komunikacja z rodzicami, dostępność informacji;
- organizacja pracy instytucji, godziny otwarcia, wyposażenie;
- czystość, estetyka pomieszczeń;
- jakość wyżywienia;
- ogólne zadowolenie z usług instytucji.
Ważne, aby ankieta zawierała zarówno pytania zamknięte (ocena na skali), jak i otwarte, dające możliwość swobodnego wyrażenia opinii, podzielenia się pomysłami. Wyniki ankiety powinny być nie tylko przeanalizowane przez personel, ale też udostępnione rodzicom wraz z informacją o planowanych działaniach doskonalących pracę instytucji.