Obszar współpracy personelu z rodzicami

 

 

Szczegółowy zakres standardu 16.1

Instytucja opieki ma określony system informowania rodziców o realizacji planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego za pomocą przynajmniej jednego kanału informacji.

 

Szczegółowe wymagania w obszarze współpracy z rodzicami warto zebrać w jeden dokument nazwany np. Zasady współpracy z rodzicami, zawierający poniżej omówione aspekty (informowanie, spotkania grupowe, sposób zgłaszania uwag, badanie satysfakcji rodziców, konsultowanie Planu OWE, a także inne). Dokument ten rodzice mogliby otrzymywać np. przy zapisie dziecka do instytucji lub mógłby być dostępny online.

STANDARD 16

Wskazówki dotyczące informowania rodziców o realizacji planu opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnego:

1| Rodzice są informowani o realizacji Planu OWE za pomocą co najmniej jednego z następujących kanałów:

• codzienne rozmowy przy odbiorze dziecka;
• komunikaty na tablicy informacyjnej;– newslettery wysyłane e-mailem;
• aktualizacje na stronie internetowej instytucji
• opieki;
• wpisy w aplikacji komunikacyjnej;
• inne.

2| Informacje przekazywane są regularnie, w formie przystępnej i zrozumiałej dla rodziców.

3| Wskazane jest, aby realizacja aktualnych zabaw i ich harmonogram był dostępny dla rodziców w formie elektronicznej (przez dostęp rodziców np. do planu tygodnia) lub papierowej (np. wydrukowany i wywieszony na tablicy dla rodziców).

Szczegółowy zakres standardu 16.2

 Personel organizuje spotkania grupowe z rodzicami minimum raz do roku.

Wskazówki dotyczące organizacji grupowych spotkań z rodzicami:

1| Instytucja opieki organizuje grupowe spotkania z rodzicami wszystkich dzieci co najmniej raz w roku.
2| Dodatkowe spotkania grupowe organizowane są w miarę potrzeb, również na wniosek rodziców.
3| Spotkania służą omówieniu spraw dotyczących całej grupy, prezentacji planów i osiągnięć instytucji opieki, podnoszenia kompetencji rodzicielskich rodziców itp.

 

 

Szczegółowy zakres standardu 16.3

 Rodzice są informowani o planowanych spotkaniach (indywidualnych i grupowych) z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.

 

Wskazówki dotyczące informowania rodziców o planowanych spotkaniach:

1| Zasady informowania rodziców o planowanych spotkaniach oraz zasady umawiania się na wspólne spotkania personelu z rodzicami dziecka powinny być opisane w dokumencie, z którym rodzice zaznajamiają się w momencie zapisu do instytucji (np. Zasady współpracy z rodzicami).

2| Rodzice są informowani o planowanych spotkaniach indywidualnych i grupowych z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.

3| Informacja przekazywana jest pisemnie (np. poprzez e-mail, wiadomość w aplikacji, zaproszenie wręczane każdemu rodzicowi indywidualnie), może być też wywieszona w instytucji opieki na tablicy ogłoszeń.

4| W informacji zawarty jest termin, godzina, miejsce oraz cel spotkania.

 

 

Szczegółowy zakres standardu 16.4

Określony jest sposób umożliwiający rodzicom składanie wniosków, uwag lub skarg.

 

Nawet w najlepiej funkcjonującej instytucji mogą zdarzyć się kwestie budzące wątpliwości rodziców, niezadowolenie albo chęć wprowadzenia jakiejś zmiany. Ważne, aby rodzice mieli możliwość wyrażenia swojej opinii, obaw czy zastrzeżeń w atmosferze zaufania i szacunku. Służyć temu powinien jasno określony system składania wniosków, uwag lub skarg, zakładający np.:

• wyznaczenie przez instytucję opieki osoby/osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszonych wniosków, uwag lub skarg (np. dyrektor, wyznaczony pracownik);
• określenie formy składania skarg (ustnie, pisemnie, mailowo) i sposobu ich rejestracji;
• zdefiniowanie etapów procedury – potwierdzenie przyjęcia uwagi/wniosku/skargi, zbadanie sprawy, udzielenie odpowiedzi, ewentualne działania naprawcze;
• wskazanie terminów na rozpatrzenie zgłoszenia i udzielenie odpowiedzi;
• zapewnienie poufności i anonimowości, jeśli rodzic sobie tego życzy;
• informowanie rodziców o wnioskach i działaniach podjętych w wyniku zgłoszenia.

 

Sprawnie działający system składania wniosków, uwag lub skarg to nie tylko sposób na rozwiązywanie ewentualnych problemów, ale przede wszystkim wyraz otwartości instytucji na głos rodziców, gotowości do ciągłego doskonalenia swojej pracy.

 

 

Szczegółowy zakres standardu 16.5

Co najmniej raz w roku jest dokonywane badanie satysfakcji rodziców dotyczące panującej atmosfery i relacji rodziców z personelem instytucji opieki.

 

Regularnie prowadzone badanie satysfakcji rodziców to bezcenne narzędzie ewaluacji pracy instytucji opieki. Pozwala ono poznać perspektywę rodziców, zidentyfikować mocne strony i obszary wymagające poprawy.
Metody badania satysfakcji jest wiele (dyskusja w grupach, ankiety, wywiady, indywidualne rozmowy). Jedną z form takiego badania może być anonimowa ankieta, zawierająca pytania dotyczące różnych aspektów funkcjonowania instytucji, takich jak np.:

• jakość opieki i wsparcia rozwoju dzieci;
• uwagi do realizacji Planu OWE;
• kompetencje, zaangażowanie i podejście personelu;
• komunikacja z rodzicami, dostępność informacji;
• organizacja pracy instytucji, godziny otwarcia, wyposażenie;
• czystość, estetyka pomieszczeń;
• jakość wyżywienia;
• ogólne zadowolenie z usług instytucji.

Ważne, aby ankieta zawierała zarówno pytania zamknięte (ocena na skali), jak i otwarte, dające możliwość swobodnego wyrażenia opinii, podzielenia się pomysłami.

 

 

Szczegółowy zakres standardu 16.6

Wyniki badania satysfakcji rodziców są uwzględniane w modyfikacji pracy instytucji opieki.

 

Wyniki ankiety powinny być przeanalizowane przez personel, a wnioski udostępnione rodzicom. Warto, żeby analiza satysfakcji rodziców była robiona w czasie, w którym instytucja podsumowuje rok i dokonuje ewentualnych zmian na rok następny. Do decyzji instytucji jest to, czy umowne zakończenie roku robi się w czerwcu, sierpniu czy grudniu każdego roku.

 

 

Szczegółowy zakres standardu 16.7

Plan opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjny podlega konsultacjom z rodzicami dzieci, a w przypadku gdy w żłobku lub klubie dziecięcym została utworzona rada rodziców – z tą radą.

 

Konsultacje Planu OWE mogą się odbywać w różnej formie – np. poprzez:

• udostępnienie rodzicom wersji elektronicznej Planu OWE i poproszenie o uwagi oraz propozycje zmian;
• zorganizowanie spotkania dla chętnych rodziców w celu przedyskutowania realizowanego Planu OWE;
• dopuszczenie rodziców (rady rodziców) do dyskusji w czasie spotkania personelu, na którym podsumowuje się realizację Planu OWE;
• zadanie pytania o Plan OWE w ankiecie badającej satysfakcję rodziców.

Niezależnie od metody konsultacji rodzice muszą być poinformowani o wynikach i rozstrzygnięciach oraz zaznajomieni z nowym Planem OWE.